7 правил безпечних аутстаф контрактів для IT бізнесу

Іноді замовники, беручи людей на аутстаф, вимагають, щоб  IT компанія відповідала за якість. Проте правильно складений аутстаф контракт може захистити ваш бізнес від непередбачених витрат та конфліктів, які можуть виникати в процесі співпраці. Інші постійно просять замінити одного розробника на іншого. Треті посеред проєкту вимагають забезпечити виконавців більш сучасним (а значить, більш дорогим) обладнанням тощо. 

Невизначеність ключових моментів у реалізації проєкту найчастіше стає приводами для нових переговорів, конфліктів з замовником, затримок і зменшення виплат по контракту. Узагальнюючи проблеми наших клієнтів, ми сформулювали 7 правил аутстаф контрактів, які захистять ваш бізнес від більшості типових негараздів.

Специфічні риси аутстаф контрактів

Аутстаф як модель взаємодії між замовником і виконавцем передбачає, що IT компанія частину своєї команди якби віддає в оренду на проєкт клієнта. При цьому технічне й організаційне управління цими працівниками здійснює сам замовник.

Немало компаній спеціалізуються виключно на цьому виді співробітництва. Вони знаходять окремих спеціалістів або збирають цілі команди під потреби і за вимогами клієнта.

В будь-якому разі, ви як IT компанія берете людей на роботу. Саме ви платите їм зарплату, забезпечуєте їх місцем і засобами для роботи, берете на себе інші організаційні питання. Але що, як саме і коли їм робити, на час дії аутстаф контракту, вирішує  саме замовник.

Чим аутстаф відрізняється від Dedicated team

Моделі аутстаф і dedicated team схожі. Принципова відмінність в тому, що при dedicated team технічне і організаційне керівництво виділеною командою залишається у компанії-виконавця.

При dedicated team IT компанія не тільки забезпечує працівників умовами для продуктивної роботи, але й контролює сам процес роботи, в т.ч. керівництво технічною частиною проєкту.

Аутстаф в реальному житті

На практиці аутстаф реалізується не завжди за класичним сценарієм. Найбільш поширене відхилення — IT компанія відповідає за досягнення якісних показників. При цьому критерії якості на старті не сформульовані — це ж не Fixed Price.

Вже не раз ми стикалися з випадками, коли клієнт умовно говорить: “Я за цей місяць роботи Нікіти платити не буду — він все зробив не так. Хай переробляє безкоштовно або замініть його на когось іншого”.

Найчастіше ця претензія і вимога пов’язані з технічним рівнем конкретного розробника або із невдалим управлінням проєктом з боку самого замовника. І доводи про те, що Нікіту знайшли відповідно до вимог, що клієнт сам обрав його серед інших — не дуже зазвичай допомагають. Якщо замовник вирішив, що винні ви (адже Нікіта офіційно ваш спеціаліст), він буде наполягати на зменшенні оплати.

На практиці, компанії вирішують частково цю проблему, наймаючи PM-а або технічного супервайзера, які моніторять роботу аутстаф-команди і “підпихають”, коли це необхідно для збереження темпів і якості робіт. Цих спеціалістів “ховають” в рейти. Тому що напряму оплачувати їхню роботу замовники не погоджуються: “в мене є свій РМ, який сенс платити за вашого?”

Один з наших клієнтів це пояснює так: “Наймаю РМ-ів. Хоч мені за це й не платять. Але у мене вибір: або стати в позу і втратити клієнта, або повністю взяти відповідальність (матеріальну, перш за все) за якість роботи на себе. Я знайшов середній варіант — наймати того, хто слідкує за якістю роботи команди на аутстафі. Так, заробіток компанії тут зменшується на зарплату супервайзера. Але це дозволяє уникати частини конфліктних ситуацій з замовником, і ми все одно заробляємо”.

Та все ж я раджу IT компаніям докладати максимум зусиль, щоб відповідальності за якість в контракті не було. Ви не маєте формально нести відповідальність за те, що працівники досягнуть певних показників, поки їхньою роботою керуєте не ви.

Потрібен новий аутстаф контракт або бажаєте перевірити свій – переходьте за цим посиланням. 

7 положень контракту аутстаф, які захищають IT компанії

Щоб аутстаф контракт був зрозумілим для замовника і безпечним для вашого бізнесу, в ньому обов’язково варто прописувати наступні положення.

1. Процедура рекрутинга.

Вона має містити чіткі критерії: яких саме спеціалістів ви маєте набрати, які до них вимоги? Якщо це не буде зафіксовано в контракті, є великі ризики, що вам доведеться шукати заміну набраним людям за власний рахунок.

2. Терміни рекрутинга.

Тут важливо розуміти реалії ринку. Наприклад, 5 джунів ви зможете набрати за місяць. Мідла доведеться шукати довше. А сеньйора можна і за 3 місяці не знайти. В сучасних реаліях перегрітого ринку праці врегулювання термінів підбору спеціалістів це дуже актуальна річ.

Якщо ці терміни чітко не прописати, ризикуєте не виконати умови договору. Що в свою чергу стає підґрунтям для додаткових перемовин і конфліктів по кожному конкретному випадку.

3. Оплата рекрутинга і кількість замін.

Якщо в цьому питанні не буде визначеності, може статися, що замовник проситиме робити заміни  частіше, ніж ви розраховуєте. Тому ми радимо передбачити в вашому аутстаф контракті визначену кількість замін на рік. Особливо, якщо ми погоджуємось, що рекрутинг відбуватиметься за наш рахунок.

4. Процедура заміни учасників команди.

Буває, що замовник просить замінити Антона і одразу виключає його з проєкту. Як тільки Антон перестав працювати на нашого клієнта, ви перестаєте отримувати за нього виплати. Але продовжуєте платити Антону зарплату — бо такими можуть бути умови контракту з ним: попереджати за місяць до звільнення.

Починаємо шукати заміну для Антона. І в цей час наш дохід не просто зменшується. В нас збільшуються витрати на зарплату Антона і пошук нового працівника.

Тому ми радимо обов’язково фіксувати в контрактах аутстаф положення про те, що на час, коли компанія-виконавець шукає заміну для члена команди, він продовжує працювати на проєкті. 

Тут простіше буде переконати замовника, якщо це положення йтиме в парі з терміном, протягом якого ви берете на себе обов’язок знайти заміну працівнику. Допоможемо це передбачити в контракті та за необхідності візьмемо участь у переговорах з замовником – пишіть нам сюди. 

5. Вимоги замовника до забезпечення відповідних умов для команди.

 Аутстаф передбачає, що саме компанія-виконавець забезпечує розробників всім необхідним для роботи. Мається на увазі офіс, техніка, можливо, харчування, медична страховка, щось ще. І тут ваші погляди з замовником можуть відрізнятися.

Тому, як  завжди, ми радимо уникати нечітких фраз, під якими може матися на увазі що завгодно. Наприклад, в контракті вказано, що “компанія має забезпечити розробників всім необхідним для роботи”. І вже після підписання контракту замовник говорить, що команда має працювати на 18-ядерних 36-поточних процесорах — він вважає це необхідним для роботи.

Контракт підписано — треба виконувати. Це ймовірно призведе до непередбачених витрат для компанії. А можна було просто прописати деталі в контракті, і погоджуватись чи не погоджуватись на такі умови свідомо.

6. Професійний розвиток команди.

Часто, особливо у тривалих проєктах, замовники хочуть, щоб люди з команди постійно розвивались і відвідували різноманітні тренінги або інші навчальні програми. В контракті варто точно прописати:

• які конкретно освітні і розвиваючі заходи має забезпечити компанія,
• хто буде оплачувати участь команди у цих заходах.

Тут бувають різні варіанти розподілу витрат, але це в будь-якому разі має бути враховано в бюджеті проєкту.

7. Промоушн (заохочення) учасників команди.

Бувають ситуації, коли замовник особливо зацікавлений у комусь із членів аутстаф-команди і хоче, щоб йому підвищили зарплату — щоб ця людина і далі залишалася в його проєкті.

Наприклад, ви отримуєте за Марину $5К. Її зарплата — $2К. Замовник говорить: я буду платити за Марину $5,5К, а ви ці 500$ додайте до її зарплати. На перший погляд, IT компанія нічого не втрачає.

Але в той же час Марина розвинулася і стала дорожчим спеціалістом — ви вкладалися в це. А компанія на цьому нічого не заробить. Тобто, за умов запропонованих вище, ваш бізнес таки втрачає.

Саме тому ми радимо домовлятися з замовником про конкретні механізми і формули заохочення ваших працівників. Найпростіший і найзрозуміліший варіант — зафіксувати, що це має бути відсоток, а не сума. Хоче замовник підвищити зарплату Марині на 20% — має підвищити виплати по контракту за неї на 20%.

Кому підходять контракти аутстаф?

Модель співробітництва аутстаф — вигідна практично для всіх IT компаній і зручна для багатьох їхніх замовників. Якщо говорити про клієнтів Tretten Lawyers, то чим більша компанія, тим активніше вона працює саме по аутстафу. 
Але важливо, щоб контракт був правильно складений і максимально убезпечував ваш бізнес  від незапланованих витрат. Потрібна перевірка аутстаф контракту або розробка нового — переходьте за посиланням.