Багато IT компаній, які зрозуміли, що їм буде невигідно вступати до Дія City, почали переструктурування у форму коворкінгу. І очікувано стикнулися з проблемою зміни договору оренди офісу — орендодавці зазвичай не дуже охоче йдуть на це. 

А якщо й погоджуються, то заразом прагнуть “повісити” додаткові обов’язки на орендарів,  підвищити оплату або придумують ще якісь екзотичні вимоги. Тому багато хто зараз переїжджає до нового офісу. В будь-якому разі, договір оренди, і ретельна підготовка до його підписання (чи перепідписання існуючого) стають елементами стабільності і безпеки бізнесу. 

Тому сьогодні говоримо про обов’язкову умову в договорі оренди для створення IT коворкінгу. Також розглянемо, які питання варто фіксувати в цьому документі, і які умови орендодавця є неприйнятними.

Небезпечна схема оренди офісу

Є схема оренди, на яку не варто погоджуватися ні в якому разі, якщо хочете заїхати в офіс без проблем і надовго. Вона виглядає наступним чином.

Коли власником приміщення є людина, то здаючи його в оренду, вона мала б сплачувати податки у розмірі 19,5% вартості оренди по договору. Аби оптимізувати податкове навантаження, вона створює одного чи кілька ФОПів (в залежності від площі приміщення), оформлених на тьотю, сина чи водія. “Здає” їм офіс в оренду за копійки (звісно, вони і їх йому не платять). А вже ці ФОПи здають офіс вам в суборенду за ринковою ціною.

Тобто всі домовленості ви ведете з реальним власником. А формально договір підписуєте з контрольованими ним ФОПами. Так він знижує свої витрати до 5% податків + можливі виплати ФОПам за послуги.

Ця схема є вкрай небезпечною для орендарів. Адже який би класний і докладний договір у вас не був, ви офіційно підпишете його з ФОПами. І коли одного дня власник вам скаже: “З наступного місяця оренда на 15$ вище за кожен квадратний метр”, жоден договір оренди вас не захистить. 

Бо на визначених умовах приміщення вам здають ФОПи. А власник може просто розірвати з ними договори — і вони втратять право здавати вам його в суборенду. І тоді вам доведеться, або платити, або з’їжджати.

Важлива умова оренди для моделі IT коворкінгів

Структурування IT бізнесу у формі коворкінгу на сьогоднішній день в Україні — найбільш доцільне і максимально безпечне для компанії рішення. Якщо ви плануєте знімати офіс, аби облаштовувати у ньому коворкінг, враховуйте, що договір оренди обов’язково має фіксувати для вас право суборенди. 

Адже оператор коворкінгу повинен мати можливість — офіційно дозволену орендодавцем — передавати робочі місця в суборенду користувачам коворкінгу, які  зазвичай є ФОПами.

Якщо ви укладаєте новий договір оренди чи переукладаєте вже існуючий, обов’язково перечитайте його уважно.  Адже оренда офісу в ідеальному варіанті — це надовго. Тому краще, щоб все у ваших стосунках з орендодавцем було визначено і однаково зрозуміло обома сторонами. Тож далі говоримо про те, на що звернути увагу в договорі оренди офісу.

Плануєте структурування свого бізнесу у формі коворкінгу — отримайте нашу пораду щодо умов договорів за посиланням.

Що важливо включити в договір оренди IT офісу

Зазвичай, договори, які пропонують орендодавці, мають широкий перелік обов’язків і заборон для орендарів, і більш скромний — для власника приміщення. Але до підписання ви можете обговорити і включити до цього документу інші положення, які б захищали також вас та ваш бізнес.

Отже, якщо ви вже знайшли підходяще для нового офісу приміщення, перевірте, чи є в запропонованому його власником договорі наступні положення.

1. Права і обов’язки сторін. Цей пункт має давати чітку і вичерпну відповідь на питання “Що ми взагалі можемо робити в цьому офісі і на що не маємо права?”

Важливо, щоб обов’язки орендаря не суперечили здоровому глузду і не були джерелом постійного стресу для вас та ваших колег. Наприклад, я бачив договір оренди, де за відкрите  під час роботи кондиціонера вікно орендар мав сплачувати штраф 5 000 гривень. На такі і схожі умови погоджуватися не варто.

Обов’язки орендодавця також мають бути прописані однозначно. Чим детальнішим буде цей пункт, тим зрозумілішими будуть ваші стосунки.

2. Відповідальність сторін. Вона витікає із обов’язків. Тут мова має йти про те, якими  будуть наслідки для підписантів договору, якщо один з вас порушить домовленості з попереднього пункту.

Наприклад, у вас прорвало трубу і залило техніку. А до обов’язків орендодавця входило слідкувати за справністю базових комунікацій, проводити їхнє технічне обслуговування. Якщо він допустив прорив, то має, як  варіант, відшкодувати вам збитки.

Так само відповідальність має бути прописана і для орендарів.

3. Розподіл обов’язків  щодо експлуатації приміщення. Прибирання, вивіз сміття, охорона — хто відповідає за ці сторони життя офісу, і найголовніше — хто платить. Щось із цього або все може бути включено в орендну плату. А іноді орендарів можуть попросити укласти окремі договори на такі послуги.

4. Порядок сплати комунальних послуг. Іноді вони вже включені в орендну плату. Буває, що є лічильники — і ви платите за використане. А буває і так, що вам приносять платіжки, а лічильників ви не бачите — це найгірший варіант, бо є ризик платити за себе і за “того парня”, який умовно майнить біткоїни ночами.

Отже, важливо узгодити з орендарем і прописати в контракті порядок контролю і сплати за комунальні послуги. Щоб ви чітко розуміти, за що платите.

5. Якісний інтернет. Часто ця послуга вже включена до орендної плати. Але може статися так, що інтернет слабкий і/або нестабільний.

Власник може вам на словах сказати, що інтернет потужний і все ок. Але краще перевірити це на практиці. І якщо виявиться, що інтернет недостатньо потужний для вашої безперебійної роботи, можливо, є сенс обговорити зменшення орендної плати, а вам самим укласти договір з обраним інтернет-провайдером.

6. Ремонт. Непоодинокі випадки, коли IT компанії робили ремонти в орендованих офісах, а через кілька місяців орендодавець починав регулярно підвищувати їм оплату. Причому все зазвичай в рамках підписаного договору: попереджає за місяць — а ви хоч погоджуйтесь, хоч з’їжджайте.

Оскільки ремонт — це по суті ваша інвестиція в приміщення, є сенс обговорити і зафіксувати договором:

  • що орендодавець не має права розірвати договір оренди протягом 2-3 років,

і/або

  • що вартість ремонту буде включена до орендної плати (зниження щомісячних виплат або звільнення від оплати на кілька місяців відповідно до витраченої сумі)  

7. Графік роботи. Цей момент важливо обговорити, і якщо він вас влаштовує, зафіксувати договором. Щоб не опинитися в ситуації, коли вам потрібно попрацювати допізна або вночі — а тут заходить охоронець і просить вас звільнити приміщення, бо вони тільки до 19-ї працюють.

8. Ціна питання. Важливо прописати не тільки вартість оренди, але й механізм її зміни. 

Найчастіше я бачу договори оренди, де вказано приблизно таке: “якщо орендодавець вирішить підвищити ціну, то у орендаря є місяць, щоб або погодитися, або з’їхати”. Ніколи не підписуйте такий договір! Дуже високі ризики, що підвищувати орендну плату будуть частіше, ніж ви очікуєте.

Важливо домовитися і прописати у договорі, що ціна може змінюватися  в результаті перемовин, при згоді всіх сторін і на підставі підписаного сторонами документа. Як варіант можна прописати, що ціна може зростати на умовно 5$ на рік за 1м2.

9. Розірвання договору. Ви зацікавлені в тому, що у орендодавця не було можливості нас вигнати ніколи. Або як мінімум, вигнати раптово.

Шляхом переговорів варто досягти (і зафіксувати контрактом, зрозуміло) того, щоб договір не можна було розривати протягом умовно 2 років жодній зі сторін. Сторона, яка ініціює розірвання договору раніше, погоджується сплатити іншій штрафні санкції у розмірі такому-то.

Це все якось дуже складно

Я не раз чув таку думку від своїх клієнтів до підписання договору оренди офісу. А потім їм доводилося звертатися до нас ще раз — аби розрулити проблеми з орендодавцем чи навіть врятувати техніку з офісу, до якого їх не пускали через конфлікт з власником приміщення.

Направду, чим більше часу і уваги ви приділите договору оренди до його підписання, тим менше доведеться витрачати часу, щоб в подальшому про щось домовлятися з орендодавцем.
Плануєте переїжджати до нового офісу і потрібна допомога — звертайтеся юристів Tretten Lawyers за посиланням. Ми працюємо, щоб ваші справи були впорядку.