Договор аренды офиса для IT коворкинга — что должно быть

Многие IT компании, которые поняли, что им будет невыгодно вступать в Дія City, начали переструктурирование в форму коворкинга. И ожидаемо столкнулись с проблемой изменения договора коворкинга — арендодателям обычно это не очень нравится.

Если они и соглашаются, то заодно обязательно попытаются «повесить» дополнительные обязанности на арендаторов, повысить оплату или придумают еще какие-то экзотические требования. Поэтому многие сейчас переезжают в новый офис. В любом случае, договор аренды, и тщательная подготовка к его подписанию (или переподписанию) становятся элементами стабильности и безопасности бизнеса.

Поэтому сегодня говорим об обязательном условии в договоре аренды для создания IT коворкинга. Также рассмотрим, какие вопросы следует фиксировать в этом документе, а какие условия арендодателя — неприемлемы.

Опасная схема аренды офиса

Есть схема аренды, на которую не стоит соглашаться ни в коем случае, если хотите заехать в офис без проблем и надолго. Она выглядит следующим образом.

Когда собственником помещения является человек, то сдавая его в аренду, он должен платить налоги в размере 19,5% стоимости аренды по договору коворкинга. Чтобы оптимизировать налоговую нагрузку, он создает один или несколько ФЛП (в зависимости от площади помещения), оформленных на тетю, сына или водителя. И «сдает» им офис в аренду за копейки (конечно, он и их ему не платят). А уже эти ФЛП сдают офис вам в субаренду по рыночной цене.

То есть все договоренности вы ведете с реальным владельцем. А формально договор подписываете с контролируемыми им ФЛП. Так он снижает свои расходы до 5% налогов + возможные выплаты ФЛП за услуги.

Эта схема является крайне опасной для арендаторов. Ведь каким бы классным и подробным не был ваш договор, вы официально подпишете его с ФЛП. И когда однажды владелец вам скажет: «Со следующего месяца аренда на 15$ выше за каждый квадратный метр», ни один договор вас не защитит.

Потому что на оговоренных условиях помещение вам сдают ФЛП. А владелец может просто разорвать с ними договоры — и они потеряют право сдавать вам его в субаренду. И тогда вам придется или платить, или съезжать.

Важное условие аренды коворкинга

Структурирование IT бизнеса в форме коворкинга на сегодняшний день в Украине — самое целесообразное и максимально безопасное для компании решение. Если вы планируете снимать офис для IT коворкинга, учитывайте, что договор аренды обязательно должен фиксировать для вас право субаренды.

Ведь оператор коворкинга должен иметь возможность — официально разрешенную арендодателем — передавать рабочие места в субаренду пользователям коворкинга, которые обычно являются ФЛП.

Если вы заключаете новый договор аренды или перезаключаете существующий, обязательно перечитайте его внимательно. Ведь аренда офиса в идеальном варианте — это надолго. Поэтому лучше, чтобы все в ваших отношениях с арендодателем было определено и одинаково понятно обеими сторонами. Поэтому дальше говорим о том, на что обратить внимание в договоре аренды офиса.

Планируете структурирования своего бизнеса в форме коворкинга — получите наш совет относительно условий договоров по ссылке.

Что важно включить в договор аренды офиса

Обычно, договоры, которые предлагают арендодатели, имеют широкий перечень обязанностей и запретов для арендаторов и более скромный — для собственника помещения. Но до его подписания вы можете обсудить и включить в этот документ другие положения, которые будут защищать вас и ваш бизнес.

Итак, если вы уже нашли подходящее для нового офиса помещение, проверьте, есть ли в предложенном вам договоре такие положения.

1. Права и обязанности сторон. Этот пункт должен давать четкий и исчерпывающий ответ на вопрос «Что мы вообще можем делать в этом офисе и на что не имеем права?»

Важно, чтобы обязанности арендатора не противоречили здравому смыслу и не были источником постоянного стресса для вас и ваших коллег. Например, я видел договор аренды коворкинга, где за окно, открытое во время работы кондиционера, арендатор должен был платить штраф 5000 гривен. На такие и подобные условия соглашаться не стоит.

Обязанности арендодателя также должны быть прописаны однозначно. Чем детальнее будет этот пункт, тем понятнее будут ваши отношения.

2. Ответственность сторон. Она вытекает из обязанностей. Здесь речь должна идти о том, какими будут последствия для подписантов договора, если один из вас нарушит договоренности с предыдущего пункта.

Например, у вас прорвало трубу и залило технику. А в обязанности арендодателя входило следить за исправностью базовых коммуникаций, проводить их техническое обслуживание. Если он допустил прорыв, то должен, как вариант, возместить вам убытки.

Также ответственность должна быть прописана и для арендаторов.

3. Распределение обязанностей по эксплуатации помещения. Уборка, вывоз мусора, охрана — кто отвечает за эти стороны жизни офиса, и самое главное — кто платит. Что-то из этого или все может быть включено в арендную плату. А иногда арендаторов могут попросить заключить отдельные договоры на такие услуги.

4. Порядок оплаты коммунальных услуг. Иногда они уже включены в арендную плату. Бывает, что есть счетчики — и вы платите точно за использованное. А бывает и так, что вам приносят платежки, а счетчиков вы не видите — это худший вариант, потому что есть риск платить за себя и за «того парня», который условно майнит биткоины по ночам.

То есть, важно согласовать с арендатором и прописать в договоре порядок контроля и оплаты коммунальных услуг. Чтобы четко понимать, за что платите.

5. Качественный интернет. Часто эта услуга уже включена в арендную плату. Но может случиться так, что интернет слабый и/или нестабильный.

Владелец может вам на словах сказать, что интернет мощный и все ок. Но лучше проверить это на практике. И если окажется, что интернет недостаточно мощный для вашей бесперебойной работы, возможно, есть смысл обсудить уменьшения арендной платы, а вам самим заключить договор с выбранным интернет-провайдером.

6. Ремонт. Нередки случаи, когда IT компании делали ремонты в арендованных офисах, а через несколько месяцев арендодатель начинал регулярно повышать им оплату. Причем, все обычно в рамках подписанного договора: предупреждают за месяц — а вы хоть соглашайтесь, хоть съезжайте.

Поскольку ремонт — это по сути ваша инвестиция в помещение, есть смысл обсудить и зафиксировать в договоре:

• что арендодатель не имеет права расторгнуть договор аренды в течение 2-3 лет,

и / или

• что стоимость ремонта будет включена в арендную плату (снижение ежемесячных выплат или освобождение от оплаты на несколько месяцев в соответствии с потраченной суммой)

7. График работы. Этот момент важно обсудить, и если он вас устраивает, зафиксировать договором. Чтобы не оказаться в ситуации, когда вам нужно поработать допоздна или ночью — а тут заходит охранник и просит вас освободить помещение, потому что они только до 19.00 работают.

8. Цена вопроса. Важно прописать не только стоимость аренды, но и механизм ее изменения.

Чаще всего я вижу договоры аренды, где указано примерно следующее: «если арендодатель решит повысить цену, то у арендатора есть месяц, чтобы либо согласиться, либо съехать». Никогда не подписывайте такой договор! Очень высоки риски, что повышать арендную плату будут чаще, чем вы ожидаете.

Важно договориться и прописать в договоре, что цена может меняться в результате переговоров, при согласии всех сторон и на основании подписанного сторонами документа. Как вариант можно прописать, что цена может расти на условно 5$ в год за 1м².

9. Расторжение договора. Вы заинтересованы в том, чтобы арендодатель не мог вас выгнать никогда. Или как минимум, не мог выгнать внезапно.

Путем переговоров следует достичь (и зафиксировать в контракте, разумеется) того, чтобы договор нельзя было разрывать течение условно 2 лет одной из сторон. А сторона, инициирующая расторжение договора раньше, соглашается уплатить другие штрафные санкции в определенном размере.

Это всё как-то очень сложно

Я не раз слышал такое мнение от своих клиентов до подписания договора аренды офиса. А потом им приходилось обращаться к нам еще раз — чтобы разрулить проблемы с арендодателем или даже спасти технику из офиса, в который их не пускали из-за конфликта с владельцем помещения.

На самом деле, чем больше времени и внимания вы уделите договору аренды до его подписания, тем быстрее и легче в дальнейшем вы сможете о чем-то договариваться с арендодателем.
Планируете переезжать в новый офис и нужна помощь — обращайтесь к юристам Tretten Lawyers по ссылке. Мы работаем, чтобы ваши дела были в порядке.