Создание IT коворкинга — как это выглядит на практике

Владелец одного из украинских IT бизнесов обратился к нам с довольно типичным запросом. «Работаем с ФЛП, они иногда сидят в нашем офисе, волнуемся, что можем столкнуться с вопросами от контролирующих органов. Помогите все упорядочить». Опираясь на практический опыт, предложили им структурироваться в форму IT коворкинга.

Хотя сперва эта идея смутила владельца бизнеса: «менять структуру — это же долго, понадобится уйма времени наших людей, других ресурсов. Может, есть вариант проще?»

Чтобы ничто не останавливало вас в переходе к более безопасному ведению бизнеса, делимся «кухней» нашей работы по этому направлению.

Как устроен IT коворкинг

Предприниматель — собственник коворкинга, создает рабочие места для IT специалистов. ФЛП, которые сотрудничают с вашим бизнесом, арендуют у него рабочие места. По договоренности коворкинг обеспечивает клиентов всем необходимым для комфортной работы: кофе, обеды, санитарные условия, залы для тренингов, комнаты для переговоров и отдыха и т.д.

Коворкинг — абсолютно прозрачный бизнес, поэтому такая структура защищает от подозрений в скрытых трудовых отношениях и дает возможность легализовать жизнедеятельность офиса.

Кстати, в случае с вышеупомянутым клиентом мы начали работу по переструктурированию бизнеса, когда они только искали новый офис, а у потенциального собственника коворкинга были опасения, не нарушит ли он закон, работая так.

Поэтому мы проконсультировали дополнительно и его. Объяснили и показали, каким образом коворкинг будет самостоятельным бизнесом, с совершенно понятными источниками доходов, уплатой налогов и прибылью. 

Подготовка к созданию IT коворкинга

Процесс подготовки к переструктурированию работающего бизнеса в IT коворкинг проходит в тесном взаимодействии с СЕО и бухгалтером или финансистом компании.

Шаг 1. Оцениваем, выгодно ли конкретному бизнесу структурироваться именно в IT коворкинг. 

Для этого просим клиентов рассказать нам максимально подробно, как структурирована компания  в данный момент, и чем именно она занимается.

После изучения ситуации делимся с клиентом всеми преимуществами и рисками создания коворкинга для конкретно его ситуации. И если клиент принимает решение структурироваться таким образом, переходим к следующему этапу.

Хотите оценить действующую структуру бизнеса или получить совет IT юриста — переходите по ссылке. 

Шаг 2. Просчитываем финансовую модель будущего IT коворкинга. 

Простыми словами — определяем стоимость среднемесячных расходов на офис, стоимость дополнительных услуг коворкинга (те же обеды, кофе, комнаты для переговоров и т.п.) и стоимость аренды рабочих мест для ФЛП, которые будут их снимать. Эти суммы должны давать возможность владельцу коворкинга содержать офис, платить налоги и получать прибыль.

Обычно на практике это происходит так. Юрист вместе с СЕО компании и их бухгалтером подробно разбираются в следующих вопросах:

• кто и что будет находиться в коворкинге. Ведь в разных компаниях это устроено по-разному: где-то сейлы работают дистанционно, у других в офисе может находиться специфическое оборудование для работы, третьим важно забрендировать помещение и т.д. Все эти вопросы мы должны понимать, чтобы упорядочить их юридически.
• какой на данный момент правовой статус офисных техники и мебели — это важно понять, чтобы найти законный способ разобраться с данным вопросом.
• что фактически будет происходить в коворкинге. Разбираем подробно, какие еще, кроме непосредственно работы, социальные активности здесь будут проходить (кофе-чай, «переговорки», комнаты отдыха, тренинги или курсы английского и т.д.)

Это все важно четко прояснить, чтобы разрабатывая шаблоны договоров между собственником и пользователями IT коворкинга, мы сразу заложили в них элементы гибкости. Иначе придется ежемесячно подписывать дополнительные соглашения к договорам, когда люди, работающие в коворкинге, воспользуются дополнительными услугами, и размер оплаты за рабочее место изменится.

Итак, мы вместе с клиентом находим эти элементы гибкости из реальной жизни их офиса. Моделируем различные ситуации, находя стоимость типичных расходов на офис и их составляющих. 

Подготовительный этап структурирования в форму коворкинга завершается созданием финансовой модели будущего IT коворкинга с конкретными цифрами:

1) базовая стоимость одного рабочего места,

2) стоимость каждого из дополнительных сервисов коворкинга.

Шаг 3. Проверяем, соответствует ли договор аренды помещения потребностям IT коворкинга. Чаще всего собственник коворкинга — не владелец помещения, а арендатор. А значит, в договоре аренды офиса должно быть обязательно зафиксировано его право сдавать снимаемое помещение в субаренду. Мы проверяем этот момент. Если такого положения в договоре нет, помогаем внести изменения в него. В том числе при необходимости участвуем в переговорах с собственником здания по этому вопросу.

Если же компания планирует переезд в новый офис, как в случае с вышеупомянутым нашим клиентом, они просто уже знают, что возможность субаренды — одно из основных условий при выборе нужного помещения.

Создание IT коворкинга в юридическом смысле

Непосредственно создание коворкинга включает в себя следующие действия:

1. Регистрация владельца коворкинга как ФЛП (если он еще им не является), выбор соответствующих КВЭДов и оптимальной группы для налогообложения.

2. Юридическое упорядочение вопроса техники и мебели.

3. Разработка шаблонов договора между коворкингом и ФЛП, который будет снимать у него рабочее место (уже с вашими конкретными условиями и конкретными цифрами стоимости услуг, в том числе дополнительных).

Также перед стартом работы IT коворкинга мы вместе с менеджментом компании обязательно проводим инструктаж для ее работников и подрядчиков (ФЛП). Объясняем, что вообще произошло, какая правовая природа подобных отношений с коворкингом и т.д.

Собственно, все — можно работать и не бояться проверяющих из Гоструда или вопросов от фискальных органов.

Так сколько же усилий и времени занимает создание IT коворкинга?

Вовлеченность СЕО и бухгалтера бизнеса, который мы структурируем в IT коворкинг, важна на подготовительных этапах. Поскольку мы не считаем цифры, а только ведём юридическое сопровождение разработки финансовой модели будущего IT коворкинга.

Также продолжительность подготовительных работ зависит от конкретных условий и состояния бизнеса на данный момент. И тут нас как юристов почти всегда ждут сюрпризы и открытия типа: а что так вообще можно было? Вы даже не представляете, какие причудливые структуры из юрлиц, ФЛП, фрилансеров и другой экзотики выстраиваются иногда в украинских экономических реалиях. Все это нужно привести в порядок.
В среднем создание коворкинга от первого шага до начала работы в новом статусе длится от 3 до 4 недель. С нашей стороны мы в Tretten Lawyers стараемся сделать все максимально оперативно. Чтобы ваши дела как можно скорее уж были в порядке. Остались вопросы — спрашивайте по ссылке.