Створення IT коворкінгу — як це виглядає на практиці

Власник одного з українських IT бізнесів звернувся до нас з досить типовим запитом. “Працюємо з ФОПами, вони приходять робити в наш офіс, хвилюємося, що можемо зіткнутися з питаннями від контролюючих органів. Допоможіть все впорядкувати”. Спираючись на наш практичний досвід, запропонували їм структуруватися у форму IT коворкінгу.

Спершу ця ідея дещо засмутила власника бізнесу: “змінювати структуру — це ж довго, вимагатиме купи часу наших людей, інших ресурсів. Може, є варіант простіше?”. 

Аби ніщо не зупиняло вас у переході до більш безпечного ведення бізнесу, ділимося назагал “кухнею” нашої роботи за цим напрямком.

Як влаштовано IT коворкінг

Підприємець — власник коворкінгу, створює робочі місця для IT фахівців. ФОПи, які співпрацюють з вашим бізнесом, винаймають робочі місця у його коворкінгу. За домовленістю коворкінг забезпечує клієнтів всім необхідним для комфортної роботи: кава, обіди, санітарні умови, зали для тренінгів, кімнати для перемовин і відпочинку і т.д.

Коворкінг є абсолютно прозорим бізнесом, тому така структура убезпечує від підозр у прихованих трудових відносинах та дає можливість легалізувати життєдіяльність офісу.

До речі, у випадку з вищезгаданим клієнтом ми почали роботу над переструктуруванням бізнесу, коли вони тільки шукали новий офіс, а потенційний власник коворкінгу мав побоювання, чи не порушуватиме закон, працюючи таким чином.

Тому ми проконсультували додатково і його. Пояснили і показали, яким саме чином коворкінг буде самостійним бізнесом, з абсолютно зрозумілими джерелами доходів, сплатою податків і прибутком. 

Підготовка до створення IT коворкінгу

Процес підготовки до переструктурування працюючого бізнесу в IT коворкінг проходить у тісній взаємодії з СЕО та бухгалтером чи фінансистом компанії.

Крок 1. Оцінюємо, чи вигідно конкретному бізнесу структуруватися саме в IT коворкінг. 

Для цього просимо клієнтів розказати нам максимально детально, як структурована компанія на даний момент, і чим саме вона займається.

Після вивчення ситуації ділимося з клієнтом всіма перевагами і ризиками створення коворкінгу для конкретно його ситуації. І якщо клієнт приймає рішення структуруватися таким чином, переходимо до наступного етапу.

Потрібно оцінити діючу структуру бізнесу або потрібна порада IT юриста – переходьте за посиланням. 

Крок 2. Прораховуємо фінансову модель майбутнього IT коворкінгу. 

Простими словами — визначаємо вартість середньомісячних витрат на офіс, вартість додаткових послуг коворкінгу (ті самі обіди, кава, кімнати для перемовин тощо) і ціну оренди робочих місць для ФОПів, які будуть їх винаймати. Ці суми повинні давати можливість власнику коворкінгу утримувати офіс, сплачувати податки і отримувати прибуток.

Зазвичай на практиці це відбувається так. Юрист разом з СЕО компанії і їхнім бухгалтером детально розбираються в наступних питаннях:

• хто і що буде знаходитися в коворкінгу. Адже в різних компаніях це влаштовано по-різному: десь сейли працюють дистанційно, у інших в офісі може знаходитися специфічне обладнання для роботи, третім важливо забрендувати приміщення і т.д. Всі ці питання ми маємо розуміти, щоб упорядкувати їх юридично.
• який на даний момент правовий статус у техніки і меблів — це нам важливо знати аби знайти законний спосіб розібратись із цим питанням.
• що фактично буде відбуватися в коворкінгу. Розбираємо детально, які ще, окрім безпосередньо роботи, соціальні активності тут відбуватимуться (кава-чай, “переговорки”, кімнати відпочинку, тренінги чи курси англійської і т.д.)

Це все  важливо для того, щоб розробляючи темплейти договорів між власником і користувачами IT коворкінгу, ми одразу заклали в них елементи гнучкості. Інакше доведеться щомісяця підписувати додаткові угоди до договорів, коли люди, що працюють в коворкінгу скористаються тими чи іншими додатковими послугами, і розмір оплати за робоче місце зміниться.

Отже, ми разом з клієнтом знаходимо ці елементи гнучкості з реального життя їхнього офісу. Моделюємо різні ситуації, знаходячи вартість типових витрат на офіс і їх складових. 

Підготовчий етап у структуруванні у форму коворкінгу завершується створенням фінансової моделі майбутнього IT коворкінгу з конкретними цифрами:

1) базова вартість одного робочого місця,

2)  вартість кожного з додаткових сервісів коворкінгу.

Крок 3. Перевіряємо, чи відповідає договір оренди приміщення потребам IT коворкінгу. Найчастіше власник коворкінгу — не власник приміщення, а орендар. А значить, у договорі оренди офісу має бути обов’язково зафіксовано його право здавати винаймане приміщення в суборенду. Ми перевіряємо цей момент. Якщо такого положення в договорі немає, допомагаємо внести зміни в нього. В тому числі за потреби беремо участь в перемовинах з власником приміщення щодо цього питання.

Якщо ж компанія планує переїзд до нового офісу, як у випадку з вищезгаданим нашим клієнтом, вони просто вже знають, що можливість суборенди — одна з основних вимог при виборі потрібного приміщення.

Створення IT коворкінгу в юридичному сенсі

Безпосередньо створення коворкінгу включає в себе наступні дії:

1. Реєстрація власника коворкінгу як ФОП (якщо він ще ним не є), вибір відповідних КВЕДів і оптимальної групи для оподаткування.

2. Юридичне упорядкування питання техніки і меблів.

3. Розробка темплейту договору між коворкінгом і ФОПом, який буде винаймати в нього робоче місце (вже з вашими конкретними умовами і конкретними цифрами вартості послуг, в тому числі додаткових).

Також перед стартом роботи IT коворкінгу ми разом з менеджментом компанії обов’язково проводимо інструктаж для її працівників і підрядників (ФОПів). Пояснюємо, що взагалі відбулося, яка правова природа подібних відносин із коворкінгом тощо.

Власне, все — можна працювати і не боятися перевіряючих з Держпраці чи питань від фіскальних органів.

Так скільки ж зусиль і часу займає створення IT коворкінга?

Залученість СЕО і бухгалтера бізнесу, який ми структуруємо в IT коворкінг, важлива на підготовчих етапах. Оскільки ми не рахуємо цифри, а тільки ведемо юридичний супровід розробки фінансової моделі майбутнього IT коворкінгу.

Також тривалість підготовчих робіт залежить від конкретних умов і стану бізнесу на даний момент. І тут на нас як юристів майже завжди чекають сюрпризи і відкриття типу: а що так взагалі можна було? Ви навіть не уявляєте, які чудернацькі структури з юросіб, ФОПів, фрілансерів та іншої екзотики вибудовуються іноді в українських економічних реаліях. Все це потрібно привести до ладу.

В середньому створення коворкінгу від першого кроку до початку роботи в новому статусі триває від 3 до 4 тижнів. З нашого боку ми в Tretten Lawyers намагаємося зробити все максимально оперативно. Аби ваші справи як можна швидше вже були в порядку.Залишились питання — напишіть нам їх за посиланням.