Проблемні стосунки з власником офісу, який орендує IT компанія — один зі звичних нам запитів до Tretten Lawyers. Причини таких ситуацій — недостатньо проговорені умови оренди, неуважне ставлення до орендної документації з однієї чи обох сторін, ну і непорядні орендодавці — куди ж без них.

Зазвичай це створює багато клопоту для менеджменту компанії: від елементарних фінансових і часових втрат до зупинки діяльності всього бізнесу, хай і на певний час. Але ж і ми, юристи, всі ці роки не сидимо без діла. Вивчаємо, аналізуємо, ділимося досвідом. А тому знаємо, де найуразливіші місця в стосунках з орендодавціями. І знаємо, що варто робити, аби звідти не “прилетіло”.

Не перевірив орендодавця — твої проблеми

Одна з наших IT клієнток кілька років тому стикнулася з неприємною, і як наслідок, ресурсозатратною для компанії ситуацією. Знайшли офіс, поспішали в нього заїхати. Тому підписали договір оренди, не перевіряючи саме приміщення офісу і його власника.

Все виглядало досить пристойно: будівля у зручному місці, приємний орендодавець, нормальний договір оренди. Компанія внесла наперед оплату, заїхали в офіс, почали працювати. А вже за кілька тижнів до них прийшли люди і сказали, що вони мають звільнити приміщення.

“Як так? Ми ж маємо договір оренди, внесли оплату” — обурювалася СЕО компанії. Виявилося, що чоловік, з яким вони підписали договір оренди, приховав статус будівлі — вона була в іпотеці. І за умовами іпотечного договору, власник мав би узгоджувати свої дії щодо оренди офісів у ній з іпотекотримачем. Тобто юридично він не мав права здавати даний офіс в оренду.

Коли СЕО IT компанії спробувала отримати пояснення від орендодавця, він вже “зник з радарів” — його телефон не відповідав. Їхній договір оренди виявився недійсним. А власник іпотеки просто хотів продати це приміщення, бо не отримував виплат вже певний час. І, зрозуміло, що орендарі йому там були зовсім непотрібні. Гроші повертати їм ніхто не збирався.

Для вирішення ситуації в суді компанія залучала юристів. Вони навіть змогли повернути кошти. Але це все було довго, стресово і дорого.

Як знизити ризики оренди IT офісу

Працюючи за цим напрямком вже не перший рік, ми виділили 3 ключових моменти, які потрібно тримати на контролі, аби звести до мінімуму проблеми, що потенційно можуть виникати у орендарів офісу. Це:

  • перевірка самого приміщення, 
  • перевірка особистості власника приміщення і його посередників, 
  • документальне фіксування змін у домовленостях з орендодавцем вже під час  вашого безпосереднього перебування в офісі.

Далі — алгоритм, як ви маєте діяти за кожним з цих напрямів. 

  1. Перевірка приміщення, де знаходиться ваш майбутній офіс

Обравши офіс, зайдіть до Реєстру речових прав на нерухоме майно. В рядку пошуку введіть адресу приміщення, яке вас  цікавить. Так ви зможете перевірити:

  • хто є власником приміщення. Випишіть ім’я власника. Воно ж має бути вказане в договорі оренди, який ви будете підписувати, якщо зупинитеся  на цьому варіанті.

Якщо власник — юридична особа, за її кодом ЄДРПОУ можна знайти також історію компанії (чи змінювалися власники, назва, як давно вона на ринку тощо). З цієї інформації також ви або ваші юристи зможете зробити певні висновки.

  • чи не знаходиться дане приміщення в іпотеці. Бо якщо знаходиться — дивіться історію в попередньому розділі — що саме на вас  може чекати, якщо власник порушить умови іпотечного договору. Особливо неприємно може бути, якщо ви інвестуєте, наприклад, в ремонт приміщення, а через якийсь час тримачі іпотеки просять вас його звільнити. 

Втім ми не закликаємо вас ні за яких умов не орендувати офіс в приміщенні, яке знаходиться в іпотеці. Але, як мінімум, іпотечний договір варто вивчити — аби розуміти,  на які ризики ви йдете.

  • чи не накладено арешт на приміщення, в якому знаходиться потенційно ваш офіс. Будівлю під  арештом можуть в будь-який момент конфіскувати в рамках судової справи. І укладений між вами і власником договір оренди втратить чинність. А ви залишитеся без офісу.

Потім зайдіть до Єдиного державного реєстру судових рішень і там перевірте,

  • чи не фігурує приміщення, де плануєте орендувати офіс, в судових спорах. Бо якщо воно є об’єктом судового спору, це означає, що рішенням суду його можуть передати у власність іншій особі чи компанії. Наслідки цього для вас можуть бути непередбачуваними.
  1. Перевірка власника приміщення і його посередників.

Якщо питанням оренди офісу займається посередник — умовно хтось з помічників власника — не соромтеся  попросити і вивчити документи, які юридично дають йому право це робити. Це мають бути: паспорт самого посередника, копію паспорту власника, нотаріально завірена довіреність на вчинення певних дій тощо.

На випадок, коли перемовини веде посередник, а підписувати договір оренди має власник, важливо переконатися, що він юридичне саме той, за кого себе видає. Запропонуйте самі відвезти документи на підпис і, наприклад, попросіть власника показати вам паспорт. Або якось по-іншому перевірте його особистість.

Це важливо зробити, щоб не натрапити на шахраїв і не віддати гроші тим, хто не має права їх брати.

  1. Фіксування змін у відносинах з орендодавцем документально, відповідно до умов вашого договору оренди.

Зараз багато хто домовляється з власниками офісних приміщень про зниження вартості орендної плати на час карантину. Орендодавець виставляє вам рахунок на меншу суму. Ви його чесно оплачуєте — все, як домовлялися. Мало хто вносить такі тимчасові зміни до договорів. Але якщо ви колись посваритеся з орендодавцем, у нього будуть всі формальні підстави вимагати у вас недоплачену (за договором) суму оренди офісу.

Або ми знаємо випадки, коли договір оренди передбачав узгодження деталей ремонту з власником. Через якийсь час роботи компанії в офісі, вирішили робити ремонт і все узгодили з орендодавцем усно. Ніяких документів з цього приводу не підписували — тобто формально, не виконали умови договору. А коли через кілька місяців між орендарями і власником приміщення виникли суперечності зовсім з іншого приводу, юристи орендодавця звернули увагу на цю деталь. І вже мали більш вигідну позицію у вирішенні конфлікту.

Ми це все до того, що заради збереження грошей, часу і особистих ресурсів, є сенс всі  зміни у стосунках з орендодавцем зазначати документально. Ну і в цілому сам договір оренди варто уважно вивчати до підписання,  а за потреби — вносити до нього зміни. Детальніше про договір оренди офісу читайте за посиланням.

Наскільки ефективними є рекомендовані дії?

Детальна перевірка приміщення і особи орендодавця на практиці з великою ймовірністю захистять вас від проблемної оренди офісу. Ніхто не скаже вам умовно “орендуйте цей офіс, ми все  перевірили тут 100% проблем не буде”. 

Адже з одного боку “проблемність” можна досить якісно приховати. Дехто вдається навіть до вилучення даних про себе чи об’єкт нерухомості з державних реєстрів. Це неправомірно і досить складно, тому трапляється не так часто. З іншого боку, проблемність може виникнути вже після того, як ви уклали договір оренди. І від цього нікуди не дінешся.
В той же час ретельна перевірка і формальне (юридично правильне) виконання вимог договору оренди захистять ваш бізнес у переважній більшості ситуацій. Плануєте орендувати офіс і потрібна порада юристів — переходьте за цим посиланням. Ми зробимо все, аби ваші справи були в порядку.