Один из частых запросов к юристам Tretten Lawyers — проблемные отношения с собственником офиса, который арендует IT компания. Причины таких ситуаций: недостаточно проговоренные условия аренды, невнимательное отношение к арендной документации с одной или обеих сторон, и непорядочные арендодатели — куда ж без них.
Понятное дело, это создает много хлопот менеджменту компании: от элементарных финансовых и временных потерь до остановки деятельности всего бизнеса, пусть и на время. Но ведь и мы, юристы, все эти годы не сидим без дела. Изучаем, анализируем, делимся опытом. Поэтому знаем, где самые уязвимые места в отношениях с арендодателями. И знаем, что следует делать, чтобы оттуда “не прилетело”.
Не проверил арендодателя — твои проблемы
Одна из наших IT клиенток несколько лет назад столкнулась с неприятной, и как оказалось, ресурсозатратной для компании ситуацией. Нашли офис, торопились в него заехать. Поэтому подписали договор аренды, не проверяя само помещение офиса и его владельца.
Всё выглядело довольно прилично: здание в удобном месте, приятный арендодатель, нормальный договор аренды. Компания внесла предоплату, заехали в офис, начали работать. А уже через несколько недель к ним пришли люди и сказали, что они должны освободить помещение.
“Как так? У нас же есть договор аренды, внесли предоплату” — возмущалась СЕО компании. Но оказалось, что мужчина, с которым они подписали договор аренды, скрыл статус здания – оно было в ипотеке. И по условиям ипотечного договора, собственник должен согласовывать свои такие действия с ипотекодержателем. То есть юридически он не имел права сдавать этот офис в аренду.
Когда СЕО IT компании попыталась получить пояснения от арендодателя, он уже «пропал с радаров» – его телефон не отвечал. Их договор аренды оказался недействительным. А владелец ипотеки просто хотел продать это помещение, потому что не получал выплаты уже определенное время. И понятно, что арендаторы ему там были совсем не нужны. Деньги возвращать IT компании никто не собирался.
Для решения ситуации в суде компания привлекала юристов. Они даже смогли вернуть деньги. Но это все было долго, стрессово и дорого.
Как снизить риски аренды IT офиса
Работая в этом направлении уже не первый год, мы выделили 3 ключевых момента, которые стоит держать на контроле, чтобы свести к минимуму проблемы, возникающие у арендаторов офиса. Это:
- проверка самого помещения,
- проверка личности владельца помещения и его посредников,
- внесение в документы изменений в договоренностях с арендодателем, если уже снимаете офис.
Дальше — алгоритм, как действовать по каждому из этих направлений.
- Проверка помещения, где находится ваш будущий офис
Выбрав офис, зайдите в Реестр прав на недвижимое имущество. В строке поиска введите адрес интересующего вас помещения. Так вы можете проверить:
- кто является владельцем помещения. Выпишите имя владельца. Оно должно быть указано в договоре аренды, если остановитесь на этом варианте.
Если собственник — юридическое лицо, по его коду ЕГРПОУ можно найти также историю компании (менялись ли владельцы, название, как давно она на рынке и т.п.). Из этой информации также вы или ваши юристы сможете сделать определенные выводы.
- не находится ли данное помещение в ипотеке. Потому что если находится, читайте историю в предыдущем разделе — с чем вы можете столкнуться, если собственник нарушает условия ипотечного договора. Особенно неприятно может быть, если вы инвестируете, например, в ремонт помещения, а спустя какое-то время ипотекодержатель попросит вас с него съехать.
Впрочем, мы не призываем вас ни при каких условиях не арендовать офис в помещении, которое находится в ипотеке. Но, как минимум, ипотечный договор следует изучить, чтобы понимать, на какие риски вы идете.
- не наложен ли арест на помещение, в котором находится потенциально ваш офис. Здание под арестом могут в любой момент конфисковать в рамках судебного дела. И заключенный между вами и собственником договор аренды утратит силу. А вы останетесь без офиса.
После зайдите в Единый государственный реестр судебных решений и там проверьте,
- не фигурирует ли помещение, где планируете арендовать офис, в судебных спорах. Если оно является объектом судебного спора, это означает, что решением суда его могут передать в собственность другому лицу или компании. Последствия этого непредсказуемы.
- Проверка владельца помещения и его посредников.
Если вопросом аренды офиса занимается посредник (условно кто-нибудь из помощников собственника), не стесняйтесь попросить и изучить документы, которые дают ему такое право. Это должны быть: паспорт самого посредника, копия паспорта владельца, нотариально заверенная доверенность на совершение определенных действий.
В случае, когда переговоры ведет посредник, а подписывать договор аренды должен владелец, важно убедиться, что он — именно тот, за кого себя выдает. Предложите сами отвезти документы на подпись и, например, попросите владельца показать вам паспорт. Или как-нибудь по-другому проверьте его личность.
Это важно сделать, чтобы не попасть на мошенников и не отдать деньги тем, кто не имеет права их брать.
- Фиксирование изменений в отношениях с арендодателем, согласно условиям вашего договора аренды.
Сейчас многие договариваются с собственниками офисных помещений о снижении арендной платы на время карантина. И вот арендодатель выставляет счет на меньшую сумму. Вы его честно оплачиваете — все, как договаривались. Мало кто вносит такие временные изменения в договоры. Но если вы когда-нибудь поссоритесь с арендодателем, у него будут все формальные основания потребовать у вас недоплаченную (по договору) сумму аренды офиса.
Или знаем случаи, когда договор аренды предполагал согласование деталей ремонта с собственником. Через какое-то время работы компании в офисе решили делать ремонт и все согласовали с арендодателем устно. Никаких документов на этот счет не подписывали — то есть формально, не выполнили условия договора. А когда через несколько месяцев у вас возникли разногласия совсем по другому поводу, юристы арендодателя обратили внимание на эту деталь. И уже оказались в более выгодной позиции в разрешении конфликта.
Мы это все к тому, что ради сохранения денег, времени и личных ресурсов есть смысл все изменения в отношениях с арендодателем фиксировать документально. Ну и в целом сам договор аренды следует внимательно изучать до подписания, а при необходимости — вносить в него изменения. Подробнее о договоре аренды офиса читайте по ссылке.
Насколько эффективны такие действия?
На практике подробная проверка помещения и личности арендодателя с большой вероятностью защитят вас от проблемной аренды офиса. Но никто не скажет вам «арендуйте этот офис, мы все проверили — здесь 100% проблем не будет».
Потому что с одной стороны «проблемность» можно достаточно качественно скрыть. Некоторые прибегают даже к изъятию данных о себе или объекте недвижимости из государственных реестров. Это неправомерно и достаточно сложно, поэтому встречается не так часто. С другой стороны, проблема может возникнуть уже после того, как вы заключили договор аренды. И от этого никуда не денешься.
Вместе с тем тщательная проверка и формальное (юридически правильное) выполнение требований договора аренды защитят ваш бизнес в подавляющем большинстве ситуаций. Если планируете арендовать офис и вам нужен совет юриста — переходите по этой ссылке. Мы сделаем все, чтобы ваши дела были в порядке.
Автор
Максим Носарев
Founder & СЕО Tretten Lawyers, IT адвокат
